3 KROKI DO SPRAWNEGO ZARZĄDZANIA LISTĄ GOŚCI WESELNYCH

3 KROKI DO SPRAWNEGO ZARZĄDZANIA LISTĄ GOŚCI WESELNYCH

Masz już wstępną listę gości na swój ślub i wesele? Tak, wiem, przygotowanie jej to droga przez mękę. Nie pozwól na to, aby ta męka trwała przez pozostały czas, jaki został Ci do Twojego ślubu. Weź sprawy w swoje ręce i zorganizuj się zgodnie z poniższymi poradami. Zobaczysz, że opanowanie gości – czyli zarządzanie listą gości może być prostsze i nie tak straszne, jak to malują.

Jeżeli jeszcze nie wiesz, jak wytypować osoby, które znajdą się na Twojej liście gości – zajrzyj TUTAJ

Dzięki poniższym poradom w jednym miejscu będziesz mieć zebrane wszystkie informacje potrzebne Ci do wydrukowania zaproszeń, rozesłania zawiadomień, będziesz wiedzieć, któremu gościowi potrzebny jest transport, komu nocleg i ile osób na weselu wybrało jarską opcję menu.

 

1.Excel Twoim przyjacielem.

Lubisz się z Excelem? To doskonale. Nie znasz, nie umiesz, nie używasz? To czas najwyższy, żeby ten stan rzeczy zmienić.

Bez Excela i możliwości sortowania danych nie poradzisz sobie. Dlatego siadaj szybko do komputera, odpalaj arkusz, dowolny kurs on-line dla początkujących i przerób pierwsze lekcje! Przyda Ci się to w życiu nie raz, nawet w prywatnych sprawach – czego pierwszym dowodem jest lista gości.

Możesz oczywiście skorzystać z niekomercyjnych, bezpłatnych rozwiązań, a więc np. Open Office.

2. Współpraca online – kluczowa w sprawnej wymianie informacji.

Jest co najmniej jedna osoba, która powinna mieć stały dostęp do aktualnej tabeli z gośćmi i która powinna również móc ją edytować. To Twoja druga połowa.

Jeżeli w sprawy związane z zarządzaniem gośćmi (czyli np. potwierdzanie przybycia, organizacja transportu) zaangażowane są jeszcze inne osoby – najpewniej świadkowie, to również i oni powinni mieć dostęp do tego pliku. A może zajmuje się tym konsultantka ślubna? Wtedy to ona powinna udostępnić Ci opcję bezpośredniego wglądu do danych w każdej chwili.

Jak to zrobić? Możliwości jest wiele, ja podam kilka popularnych:

– Google docs, które teraz chyba nazywa się Google Drive (https://drive.google.com).

Możesz tworzyć dokumenty on-line w arkuszach kalkulacyjnych (taki Excel on-line) oraz zapisywać je lokalnie. Ale co najważniejsze – możesz je udostępniać innym osobom posiadającym zarejestrowaną usługę w Google (a teraz pewnie każdy taką ma). Dajesz tej osobie uprawnienia do edycji tego pliku, czy folderu, i voila!

Rozwiązanie ma tę niewątpliwą zaletę, że współpraca naprawdę odbywa się on-line i w czasie rzeczywistym! Widzisz kto, jakie zmiany wprowadził i pojawiają się one u Ciebie od razu, jeżeli tylko masz dostęp do internetu.

– Dyski w chmurze typu Dropbox, czy OneDrive.

Dropbox daje sporo darmowej przestrzeni, tak samo OneDrive, a do tego każda z tych usług udostępnia aplikacje, które umożliwiają korzystanie z dysków na urządzeniach mobilnych.

Minus takiego rozwiązania, to brak współpracy on-line w czasie rzeczywistym. Czyli trzeba dokument zaktualizować lokalnie na swoim komputerze i dopiero potem jest on zapisywany w chmurze. W trakcie takich aktualizacji pamiętaj, aby kolejnym wersjom dokumentu nadawać kolejną liczbę, tak aby w razie czego można było łatwo powrócić do wcześniejszej wersji.  A więc nazwy powinny brzmieć np. odpowiednio: listagosci-v01, listagosci-v02, itd.

Oczywiście folder z plikami udostępniasz osobom, którzy tego dostępu potrzebują i voila, można działać!

Macie inne pomysły na współpracę on-line? Podpowiedzcie.

Jest jeszcze oczywiście stary poczciwy e-mail, ale tutaj będzie Wam trudniej połapać się w tym co, kiedy gdzie i komu zostało wysłane i który plik jest aktualną wersją listy gości.

3. Stwórz dobrą tabelę z listą gości

My tu gadu gadu, ale same narzędzia przecież nie wystarczą – trzeba je wypełnić danymi!

A więc do dzieła. Otwierasz arkusz Excel i tworzysz następujące kolumny (dla porządku – kolumny są w pionie, wiersze – w poziomie):

  • lp (liczba porządkowa)
  • imię i nazwisko w mianowniku (czyli „kto,co”)
  • do zaproszeń – mianownik (wpisz tutaj imiona i nazwiska zapraszanej pary)
  • do zaproszeń – dopełniacz (wpisz tutaj imiona i nazwiska zapraszanej pary – personalizacja zaproszeń)
  • e-mail
  • telefon
  • adres

To są dane podstawowe, które na pewno będą Ci potrzebne.

Pamiętaj, aby wpisywać gości w takiej kolejności, aby pary były bezpośrednio koło siebie, czyli np w wierszu 4. masz Joannę Kowalską a w wierszu 5. jej męża Jana Kowalskiego. Najpierw wpisuj kobietę, potem mężczyznę. Dzięki temu tworząc kopię pliku dla drukarni, w której wydrukujesz zaproszenia, zrobisz w miarę prostą operację kopiowania (nie będziesz musiała tworzyć pliku od początku).

Jeżeli dla części gości organizujesz transport, to dodajesz kolumnę transport wesele. Jeżeli dla kogoś jest transport z lotniska, dodajesz kolumnę transport lotnisko. Jeżeli wśród gości masz wegetarian, bądź inne osoby na dietach, dodajesz kolumnę DIETA.

Dodaj również kolumnę POTWIERDZENIE – tu będziesz zaznaczać, czy dana osoba potwierdziła już swoje przybycie. Jeżeli tak, wpisujesz 1. Jeżeli odmówiła, wpisujesz np. 0. Jeżeli jeszcze nie masz informacji, to komórka pusta.

Jeżeli chcesz łatwo zliczyć, ile będziesz mieć dzieci na weselu, dodaj kolumnę DZIECI. Wtedy przy odpowiedniej osobie, będącej dzieckiem, wstawiasz 1.

Pamiętaj, że jeżeli chcesz mieć łatwą opcję podliczania ilości osób, które potwierdziły przybycie, które są na diecie, czy które potrzebują noclegu, to zaznaczaj to w odpowiedniej komórce zawsze cyfrą 1. Dzięki temu możesz potem zaznaczyć całą interesującą Cię kolumnę i na dole widzisz sumę – np. 10 dzieci na weselu..

W przypadku, gdy masz więcej danych, które wymagają zanotowania, twórz po prostu kolejne kolumny.

Lista gotowa? Teraz zaznacz wszystkie stworzone kolumny, wybierz zakładkę DANE i kliknij w ikonę FILTRUJ. Na każdej kolumnie pojawi Ci się filtr (taka strzałeczka rozwijająca opcje do wyboru). Dzięki filtrowaniu możesz porządkować tabelę wg wartości od A do Z, lub na odwrót, od największej do najmniejszej i na odwrót oraz wg danych wpisanych do komórek.

Jeżeli w kolumnie TRANSPORT wpisywałaś przykładowo: NA WESELE, Z WESELA, Z LOTNISKA, to możesz zaznaczyć opcję, żeby pokazały się tylko te osoby, które potrzebują transportu Z LOTNISKA. Genialne i proste, prawda?

Teraz tylko kopiujesz ten wycinek gości, przesyłasz osobie, która zajmuje się odbiorem gości z lotniska i sprawa odfajkowana!

Wybrałaś już zaproszenia i czas złożyć zamówienie? Nic prostszego. Kopiujesz kolumny do zaproszeń (w mianowniku i w dopełniaczu – ta forma zostanie wykorzystana do personalizacji zaproszeń) i adres.

Jeżeli masz gości, którzy są zaproszeni tylko na sam ślub i chcesz wysłać dla nich jedynie zawiadomienia o ślubie, to sortujesz listę gości wg kolumny ZAWIADOMIENIE (wstawiałaś tam jedynki) i wyskoczą Ci tylko osoby, które mają dostać jedynie zawiadomienia. Kopiujesz do nowego arkusza co trzeba i gotowe! Wysyłasz do drukarni.

W przypadku przygotowania pliku dla drukarni może być tak, że będziesz musiała go nieznacznie zmodyfikować, bo każda drukarnia może mieć w tym względzie inne wymagania. Tak czy inaczej masz już i tak łatwo, bo listę gości razem z odmianą (dopełniacz) masz już ładnie ułożoną w tabeli.

W trakcie dalszych etapów przygotowań możesz dokładać kolejne kolumny – np nr stolika, czy uczestnictwo w city tour. Wszystko wg potrzeb.

Pięknie, prawda? Poniżej screen takiej przykładowej tabeli.

lista gości na wesele lista gości na wesele

A teraz do dzieła – ogarnij ten chaos i sprawnie zarządzaj swoją listą gości! :)

 

Tagged , , , .

Organizacją ślubów żyję od 2006 roku, prowadząc jedną z pierwszych w Polsce agencji ślubnych 2CYTRYNY. Pomogłam ponad dwustu młodym parom w spełnieniu ich marzeń. Szaleństwa ślubne wyprawialiśmy na łące, w parku, w pałacach, nad jeziorem, nad brzegiem morza, w Polsce i za granicą, w przeróżnych zwyczajnych i mniej zwyczajnych okolicznościach. Tego bloga prowadzę razem z Kasią już od 2009 roku. To spory kawałek czasu, a jak na internet, to cała era :). W tym czasie odkrywałam też inne obszary realizacji siebie. Na moich szkoleniach i w życiu codziennym zmotywowałam wiele wspaniałych kobiet do tego, aby chciały odszukać w sobie swoje talenty i aby codziennie, z uporem i frajdą kreowały własne życie. I chyba to sprawia mi największą satysfakcję. Działanie i pchanie do działania. I osiąganie, zdobywanie nowych szczytów. A ponieważ wszystko płynie - nasz blog także się zmienia. Zatem już nie tylko o ślubach, ale i o innych rzeczach, które są ważne dla nas każdego dnia.